Trabajo con Apple: ¿El mayor problema que enfrentan hoy las flotas de Apple? Es la proliferación de herramientas.

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Hace unas semanas, un gerente de IT que conozco me llamó de repente para conversar. Nuestra conversación naturalmente llevó al estado de su flota de Apple, sus desafíos de gestión y en qué estaban trabajando para el futuro. Fuera de los desafíos y preocupaciones de seguridad, volvió a un problema con el que creo que muchas empresas están lidiando: la proliferación de herramientas.

Acerca de Apple @ Work: Bradley Chambers gestionó una red de IT empresarial desde 2009 hasta 2021. A través de su experiencia implementando y gestionando firewalls, switches, un sistema de gestión de dispositivos móviles, Wi-Fi de grado empresarial, miles de Macs y miles de iPads, Bradley destacará formas en las que los administradores de IT de Apple implementan dispositivos Apple, construyen redes para apoyarlos, capacitan a los usuarios, historias desde las trincheras de la gestión de IT y formas en que Apple podría mejorar sus productos para los departamentos de IT.

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Ocurre lentamente en una empresa. Se obtiene una herramienta para hacer una cosa. No hace todo, así que se obtiene otra herramienta para hacer otra cosa. Otro departamento tiene otra herramienta que funciona mejor para su caso de uso. Multiplicas esto por toda la empresa y boom, tienes proliferación de herramientas.

La proliferación de herramientas es un problema por varias razones. Desde una perspectiva de seguridad, crea herramientas adicionales que deben ser gestionadas, monitoreadas y actualizadas. Es otro vector de ataque para tu organización. Desde un punto de vista de capacitación, asegurar que todos los empleados estén al día en la optimización del uso de docenas de herramientas, cada una con un propósito específico, es increíblemente desafiante. Desde una perspectiva de costos, una empresa paga suscripciones por una herramienta tras otra. Muchas de estas herramientas son a menudo cargadas en la tarjeta de crédito de un gerente, por lo que es difícil descubrir exactamente por qué está pagando cada uno.

Papel de Apple

Una de las cosas que Apple ha hecho bien aquí es aportar mucho con la instalación predeterminada de macOS. Apple Reminders es una aplicación de tareas lo suficientemente buena para la mayoría de las personas. Apple Notes es una aplicación de toma de notas lo suficientemente buena para la mayoría de las personas. iWork es un conjunto de colaboración lo suficientemente bueno si no estás utilizando Google Workspace o Microsoft 365. Apple Mail y Apple Calendar son lo suficientemente buenos para la mayoría de las personas y funcionan con todos los proveedores principales sin mucho problema.

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Entonces, si Apple proporciona herramientas que son lo suficientemente buenas desde el principio, ¿cómo terminan las empresas con proliferación de herramientas? Es porque lo suficientemente bueno no siempre es suficiente para muchas organizaciones. En lugar de Apple Reminders, terminan usando una cuenta de equipo de Trello. En lugar de FaceTime, terminan con Zoom. En lugar de iWork, usan Microsoft 365. Incluso esas herramientas no satisfacen las necesidades de todos en la organización, por lo que los departamentos terminan usando Google Workspace en lugar de Office. Sucede gradualmente, luego de repente. Con la llegada de la App Store, se volvió aún más fácil.

¿Cuál es la solución?

Las empresas intentan construir un espacio de trabajo completo que abarque todo lo que una empresa necesita para funcionar. Spike integra las herramientas clave de comunicación y colaboración en una sola aplicación. Pumble incluye Clockify y Plaky. Atlassian es un actor clave en todo lo relacionado con seguimiento de problemas, gestión de proyectos y mucho más.

Creo que lo más importante para las empresas es comenzar con una auditoría. Audita cada herramienta en tu empresa. Mira cada recibo para encontrar suscripciones no autorizadas. Comienza con el problema crítico que la herramienta está resolviendo y descubre si tienes una herramienta existente que pueda resolver ese problema.

En última instancia, resolver este problema es tanto un problema de personas como un problema tecnológico. Es increíblemente fácil suscribirse a una suscripción de equipo de $99 al mes para una herramienta para tu departamento. La solución es que el equipo de IT controle y apruebe todas las suscripciones de software. Debes comenzar con una justificación de la herramienta, revisión de seguridad y aprobación presupuestaria. No se trata tanto de convertir al equipo de IT en el guardián, sino de que las empresas lleven un registro de las herramientas que han implementado.

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